Tugas Dan Tanggung Jawab General Affair Diperusahaan

Hampir disemua perusahaan ada bagian yang sering disebut dengan General Affair atau Divisi Umum. Fungsi utama General Affair dalam perusahaan adalah mendukung jalannya kegiatan operasional perusahaan. Pekerjaan bagian General Affair tidak kalah penting dibanding departemen lain bagi kesuksesan perusahaan.

General Affair

General Affair atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Apabila anda memiliki minat untuk menjadi seorang General Affair yang profesional, anda harus terlebih dahulu memahami beberapa point dibawah ini.

Tugas seorang General Affair cukup kompleks dan dalam kegiatannya harus saling berinteraksi dan berkoordinasi baik secara internal maupun secara eksternal dengan pihak departemen lain ataupun pihak di luar perusahaan yang ikut serta dalam kegiatan operasional perusahaan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.

Baca juga : Alasan yang masuk akal kenapa anda harus resign

Bahkan pada umumnya, seorang General Affair melayani seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin pada perusahaan.

Untuk lebih spesifiknya job deskripsi seorang General Affair meliputi hal-hal berikut :

  1. Perawatan gedung atau bangunan
  2. Pengadaan kendaraan dinas
  3. Perawatan lingkungan perusahaan
  4. Perawatan serta pengadaan instalasi listrik
  5. Semua bentuk perizinan perusahaan
  6. Keamanan dan kenyamanan perusahaan
  7. Pengurusan asurasni
  8. Melakukan proses pengadaan fasilitas dan alat-alat kantor
  9. Bertanggung jawab terhadap keberadaan dan kondisi asset perusahaan.
  10. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas perusahaan
  11. Melakukan analisa kebutuhan anggaran pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas perusahaan
  12. Penanganan tamu Penting perusahaan
  13. Pelaksanaan event khusus
  14. Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan perusahaan
  15. Berhubungan dengan pihak eksternal baik itu Pemda, Kepolisian, Ormas, Wartawan dan lain sebagainya
  16. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi yang diperlukan perusahaan
  17. Mengurus dan mengelola kantin jika ada
  18. Mengurus yang berhubungan dengan outsourcing company

Berbagai macam tugas diatas menjadi makanan sehari-hari bagi seorang General Affair, selain harus menguasai keahlian secara teknis, harus di imbangi juga dengan keterampilan dalam memanage berbagai tugas tersebut. Jika tuagas seorang General Affair sudah diuraikan seperti diatas, adapun tanggung jawab seorang General Affair yang harus dijalankan demi kelancaran kegiatan operasional perusahaan, yaitu :

Baca juga : Lakukan hal ini saat interview kerja agar kamu dapat gaji tinggi

  1. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya perusahaan.
  2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
  3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
  4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
  5. Serta Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Demikian gambaran tugas dan tanggung jawab General Affair atau divisi umum yang bisa dibilang begitu kompleks, karena hampir mengurusi semua yang ada dalam perusahaan.

No comments:

Powered by Blogger.